8. Законченная работа сотрудника (ЗРС). Как получить одобрение проектов
Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется для того, чтобы уменьшить количество искусственно созданной работы и увеличить скорость выполнения действий.
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».
Вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение: кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден сам собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии коммуникации. Он вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии коммуникации, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда доставить ему неприятности «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сбору информации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведённом на расстоянии; такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые на некоторых участках работы могут привести к расстройствам и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, вынуждая его запрашивать информацию, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.
Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.
«Законченная работа сотрудника» - это подборка информации в виде послания, или пакет, в которых:
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить предлагаемое решение.
Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.
Пример неправильной ЗРС: В послании из Канады говорится: «Местный филиал тратит много денег». Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель. Он вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы по этому поводу. Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.
Пример правильной ЗРС: Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится:
«Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете. Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует; Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 1200 долларов в месяц. Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов. Внедрить систему заказов на приобретение. С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.
Подписано:
Джейн,
канадский представитель головной организации»
Прилагаются копии докладов рекомендательного совета, показывающие неплатёжеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
И следующее, что делает руководитель, - это ставит пометку на строчке для одобрения и подписывается. Его секретарь посылает сообщение: «Одобряю. Всего хорошего, (имя руководителя)». Весь пакет высылается обратно авиапочтой.
По получении этого пакета канадский представитель головной организации выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным.
Если Вы хотите сохранить свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать Вы, придумывал решение, к которому должны прийти Вы - человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые Вы затем не сможете выполнить.
«Законченная работа сотрудника» - вот что необходимо руководителю для принятия правильного решения.
Если на послании, которое Вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «Закончите работу сотрудника, пожалуйста».
Форма ЗРС
Через:
Зам. генерального директора (ФИО)
Начальника отдела дохода (ФИО)
_____________________________________________________________________
Руководитель Бизнес школы (ФИО)
Данные: Для размещения баннера, рекламирующего услуги Бизнес школы размерами 2х5 метров необходимо затратить 2500 рублей. Баннер будет размещать компания Desire.
Стоимость самого баннера с установкой 2000 рублей.
Стоимость разрешения от Департамента Информации и рекламы при мэрии – 500 рублей.
Выплату возможно осуществить из фонда продвижения Бизнес школы.
Решение: Выделить денежные средства в сумме 2500 рублей для оплаты расходов, связанных с размещением баннера.
Одобрено______________ Не одобрено___________
СИТУАЦИЯ: Содержит ситуацию, которую необходимо разрешить.
ДАННЫЕ: Все данные, цифры, планы, расчёты, необходимые для разрешения ситуации. (Приложите любые документы или письма, которые требуют подписи руководителя. Приложите необходимую дополнительную информацию.)
РЕШЕНИЕ: Изложите решение, которое вы предлагаете.
Практическое задание: Напишите, почему необходимо применять ЗРС вместе с заказом на приобретение.
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».
Вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение: кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден сам собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии коммуникации. Он вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии коммуникации, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда доставить ему неприятности «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сбору информации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведённом на расстоянии; такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые на некоторых участках работы могут привести к расстройствам и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, вынуждая его запрашивать информацию, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.
Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.
«Законченная работа сотрудника» - это подборка информации в виде послания, или пакет, в которых:
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить предлагаемое решение.
Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.
Пример неправильной ЗРС: В послании из Канады говорится: «Местный филиал тратит много денег». Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель. Он вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы по этому поводу. Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.
Пример правильной ЗРС: Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится:
«Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете. Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует; Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 1200 долларов в месяц. Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов. Внедрить систему заказов на приобретение. С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.
Одобрено__________ Не одобрено _________
Подписано:
Джейн,
канадский представитель головной организации»
И следующее, что делает руководитель, - это ставит пометку на строчке для одобрения и подписывается. Его секретарь посылает сообщение: «Одобряю. Всего хорошего, (имя руководителя)». Весь пакет высылается обратно авиапочтой.
По получении этого пакета канадский представитель головной организации выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным.
Если Вы хотите сохранить свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать Вы, придумывал решение, к которому должны прийти Вы - человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые Вы затем не сможете выполнить.
«Законченная работа сотрудника» - вот что необходимо руководителю для принятия правильного решения.
Если на послании, которое Вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «Закончите работу сотрудника, пожалуйста».
Форма ЗРС
Ниже приведён пример ЗРС
11.03.12 г.
Генеральному директору компании (ФИО)Через:
Зам. генерального директора (ФИО)
Начальника отдела дохода (ФИО)
_____________________________________________________________________
Руководитель Бизнес школы (ФИО)
ЗРС
Ситуация: На данный момент у Бизнес школы отсутствует рекламный баннер, установка которого способствовала бы привлечению потенциальных клиентов.Данные: Для размещения баннера, рекламирующего услуги Бизнес школы размерами 2х5 метров необходимо затратить 2500 рублей. Баннер будет размещать компания Desire.
Стоимость самого баннера с установкой 2000 рублей.
Стоимость разрешения от Департамента Информации и рекламы при мэрии – 500 рублей.
Выплату возможно осуществить из фонда продвижения Бизнес школы.
Решение: Выделить денежные средства в сумме 2500 рублей для оплаты расходов, связанных с размещением баннера.
Руководитель Бизнес школы (ФИО) _________________
(подпись)
(подпись)
Одобрено______________ Не одобрено___________
СИТУАЦИЯ: Содержит ситуацию, которую необходимо разрешить.
ДАННЫЕ: Все данные, цифры, планы, расчёты, необходимые для разрешения ситуации. (Приложите любые документы или письма, которые требуют подписи руководителя. Приложите необходимую дополнительную информацию.)
РЕШЕНИЕ: Изложите решение, которое вы предлагаете.
Практическое задание: Напишите, почему необходимо применять ЗРС вместе с заказом на приобретение.
