Финансовое планирование - 5. Советы по финансовому планированию

Финансовое планирование совсем необязательно должно быть бременем.

    Если выполняются следующие пять условий, то осуществлять ФП (финансовое планирование) очень легко.

1. ПРОИЗВОДИТЕ КАК ОРГАНИЗАЦИЯ. Проанализируйте, какие продукты и услуги Вы можете производить, а затем любым возможным способом начинайте производить эти продукты. Это и только это является превосходным способом получать неплохие ассигнования.

2. ИЗУЧИТЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ФИНАНСАМ. Если сотрудники, занимающиеся ФП, не изучили материалы по финансам, они попадут в полное замешательство. Неспособность изучить подборку материалов по финансам или отказ изучать её (в то время как на это требуется лишь несколько неполных дней обучения) может сказаться отрицательно на репутации органа финансового планирования и организации в целом.

3. РАЗДЕЛЯЙТЕ РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ РАСХОДОВ. Выясните, что относится к типу А (стационарное оборудование и конструкции), к типу Б (ценное оборудование длительного пользования) и к типу В (расходные материалы), и договоритесь об этом, а затем согласуйте с финансовым подразделением, что к чему относится и в отношении чего в точности составляется ФП, и тогда этот узел будет легче распутать. Что такое стационарное оборудование и конструкции? Составляется ли ФП на приобретение новых средств передвижения, новых зданий, на проведение необходимых ремонтов или приобретение жизненно необходимых запасных частей? Составляется ли ФП на приобретение различных приспособлений, вещей и каких-то других, необходимых вещей (тип Б)? Или ФП составляется на расходные материалы, зарплату, продовольствие, топливо, бумагу (тип В)? Возможно, ФП составляется для всех трёх типов, НО с учётом того, что является предметом первой необходимости, а также с учётом надежд на будущее. Необходимые запасные части, относящиеся к оборудованию типа А, без которых всё может сломаться, конечно же являются предметами первой необходимости. Поэтому, скорее всего, они должны одобряться без вопросов. Тем не менее, персонал финансовых подразделений зачастую не считает их таковыми. Средства на зарплату, продовольствие, форменную одежду, топливо обычно урезают, когда организация не в состоянии продемонстрировать необходимый уровень производства. Хорошие идеи о приобретении какого-нибудь оборудования, относящегося к типу Б, обычно приходят тогда, когда организация действительно зарабатывает деньги, в противном случае их не удостаивают вниманием. Воплощение надежд полностью зависит от того, насколько эффективно используется то, что уже имеется в распоряжении. После того как вы согласуете все эти моменты с персоналом финансовых подразделений, они уже не смогут каждый раз при составлении ФП менять правила. И большая часть напряжения уйдёт. Ни в одной оргполитике невозможно каким-нибудь простым способом установить точные плавила для всех типов организаций. По сути, эти правила будут такими, какими их установят для персонала персонал финансовых подразделений руководители. Финансовое подразделение хочет дать организации X «бобов» (денег) и получить назад больше, чем X «бобов». Когда оно отдаёт X «бобов», а назад «бобов» не получает, вся компания терпит убытки.

    Хотя об этом говорится в пункте 1, это также затрагивает и пункт 3 - данный пункт. Если организация не производит ценного конечного продукта, который можно обменять на реальные деньги тех, у кого они имеются в наличии (пункт 1), если орган финансового планирования не имеет представления об общих правилах решения финансовых вопросов (о чём говорится в пункте 2) и если у него нет надёжных соглашений в отношении того, что именно относится к типам А, Б и В, с руководителями, отвечающими за финансы, то ФП является ночным кошмаром для любого, кто имеет к нему отношение.

4. ПРЕНЕБРЕЖЕНИЕ ПРЕДМЕТАМИ ПЕРВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ. Когда орган финансового планирования не имеет представления о тех предметах первой необходимости, которые требуются для выполнения работы, и пренебрегает выделением средств на них при составлении ФП, то это сделать и проконтролировать должен руководитель вместо органа финансового планирования. Покупка нового питьевого фонтанчика или батута для сотрудников, в то время как на ФП не выделяются средства на покупку всего, что необходимо для производства, наверняка вызовет длительное расстройство среди сотрудников организации! У органа финансового планирования должен быть список самых важных предметов первой необходимости, представляющих наибольшую важность по каждому отделению, и при составлении ФП средства на эти предметы должны выделяться в первую очередь, прежде чем орган финансового планирования начнёт гадать. Странно, что зарплата, еда, форменная одежда не считаются предметами первой необходимости. Они не оказывают непосредственного влияния на доход организации. «Предметы первой необходимости» - это то, что необходимо организации для производства продуктов и услуг. Если организация ходит с протянутой рукой, то зарплата ограничивается до «оклада, но никаких премий». Форменная одежда - «нет». Реклама - «ДА». Топливо - «небольшое количество, экономно расходуемое». Так что же тогда является предметом первой необходимости? Предметом первой необходимости является то, что нужно для производства именно ценного конечного продукта, - то есть не то, что нужно для выживания отдельного человека, а то, что нужно для выживания всей компании. Таким образом, когда какой-либо орган финансового планирования принимает во внимание интересы отдельных индивидуумов, то при составлении ФП он может попасть в сильные неприятности просто в силу самих законов экономики.

5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФП ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ УКЛОНИТЬСЯ ОТ ВЫПОЛНЕНИЯ СВОИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ. Как это ни стыдно, но правда, что люди, стараясь оправдать невыполнение важных действий, сваливают вину на ФП. «Здание сгорело, потому что мы не могли протащить приобретение пожарных шлангов через ФП». «Главный двигатель сломался, потому что ФП отказал в...» Когда в отношении такого рода заявлений проводится расследование, обычно выясняется, что заявка на данное наименование никогда и не подавалась в орган финансового планирования или что ссылка на ФП была способом избежать выполнения работы. Если вы будете принимать за чистую монету все подобные обвинения в адрес ФП, то будете думать, что ФП и финансовые подразделения - это какие-то злодеи. На самом деле ФП часто используют в качестве мальчика для битья, чтобы оправдать невыполнение работы или промедления в её выполнении. Так что не позволяйте несправедливо навешивать ярлыки на ФП. Это достаточно неприятно, даже когда это соответствует действительности.

    Будущее любой организации зависит от этих перечисленных выше пяти факторов. Мы живём в мире, подчиняющемся законам экономики, независимо от различных «измов», таких, как капитализм, или коммунизм, или социализм.

    Если вы будете принимать во внимание эти пять факторов, вы сможете составлять ФП достаточно непринуждённо.

    Способ получить деньги заключается, по существу, в том, чтобы их сначала заработать. ФП - это второй шаг, который мы выполняем с уже заработанными деньгами. Оно никогда не устранит проблем, вызванных пренебрежением к их зарабатыванию. У вас всегда будут проблемы с деньгами, если вы их не зарабатываете.

    Практическое задание: Напишите, каким образом Вы можете использовать данные, приведённые в каждом пункте этой статьи, чтобы эффективно осуществлять финансовое планирование в своей компании.