Введение
Это очень интересный и порой запутанный предмет.
Самая типичная проблема многих компаний – нехватка оборотных средств, нестабильность, т.к. деньги тратятся сразу же, как только попадают в компанию и получается прямая зависимость от прихода средств. Если дела идут вверх, то это еще не так ощущается, но если начинается по каким-либо причинам спад, то это сразу же превращается в катастрофу.
Очень часто руководитель компании не знает, сколько у него на самом деле средств, какая реальная прибыль от его бизнеса. В результате он действует на ощущениях.
Многие руководители надеются, что, введя больше автоматизации в компании, они смогут решить свои проблемы. Но это не обязательно так. Проблема решается внедрением чёткой системы планирования. Мы предлагаем вам изучить и внедрить систему Финансового планирования, разработанную классиком американского менеджмента Л. Рон Хаббардом.
Это очень простая система, построенная на здравом смысле, и ее внедрение позволит Вам привести в течение одного-двух месяцев всю Вашу финансовую деятельность в порядок. И в результате Вы будете точно знать, где и сколько у нас денег, какую прибыль Вы получаете еженедельно. У Вас будут образовываться резервы, и повысится доходность Вашего бизнеса. Благодаря этой системе легко выявляются те, кто воровал деньги или просто бездумно их растрачивал. И, что самое главное, сотрудники благодаря новой системе больше производят и берут на себя ответственность.
Суть системы финансового планирования
В чем же заключается эта система?
Кратко суть можно изложить в следующем: Чтобы компания развивалась динамично, без особых провалов и необъяснимых спадов, необходимо четко знать, откуда к Вам приходят деньги и куда они уходят. Для начала рассмотрим постоянные расходы Вашей компании, которые можно взять за недельный или за месячный период. Лучше использовать недельный период, так как это позволяет более оперативно менять финансовую политику, не задерживать выплату зарплат и процентов сотрудникам, подводить итоги и выявлять успешные действия. Те же платежи, которые производятся раз в месяц, просто делятся пропорционально количеству рабочих недель. Итак, предлагаем Вам произвести следующее действие. Рассмотрите свои постоянные расходы. Сюда стандартно входят:
1. Зарплата персонала.
2. Затраты на производство Вашей продукции (либо на закупку продукции, если у Вас торгующая организация).
3. Арендные платежи (если Вы являетесь счастливым собственником своего офиса, магазина и т.д., то их заменяют коммунальные платежи).
4. Затраты на телефон, Интернет, междугороднюю связь и т.д.
5. Затраты на рекламу.
6. Налоги.
7. Общеорганизационные расходы.
8. Все другие плановые расходы.
Если у Вас есть долги по кредитам, за оборудование и т.п., то сюда тоже должен быть внесен еженедельный платеж по этим долгам. Если есть какие-то свои, специфические для Вашей компании расходы, они должны быть учтены.
Итак, у Вас есть общая сумма Ваших расходов за неделю. У нас она называется Финансовое планирование №1 (ФП №1) и содержит только самые необходимые для выживания организации расходы.
А знаете ли Вы как узнать, сколько денег зарабатывает Ваша компания?
Сложите Ваш валовой доход за последние 16 недель и определите средний доход за неделю. Если он больше, чем общая сумма ФП №1, значит у Вас все в порядке и Вы можете позволить себе что-то большее (например, выплатить дивиденды учредителям, премии сотрудникам, вложить деньги в модернизацию производства, обучение персонала или запустить новый проект).
Если же Ваши основные расходы больше, чем средний валовой доход, то Ваша задача СОКРАЩАТЬ расходы до суммы, меньшей, чем средний валовой доход.
После окончания финансовой недели (она, в соответствии с предложенной системой, заканчивается в 14-00 в четверг, так как если есть срочные счета, то можно оплатить их в пятницу), на комитете по финансовому планированию, в который входят руководители всех основных подразделений, рассматриваются итоги недели. Суммируются все доходы за неделю и распределяются по фондам. Фонд зарплаты обычно в компании не превышает 30%, аренда и средства связи определяются, исходя из того, какой процент они занимают в ФП №1 (допустим 5%). Очень важно выделять деньги на продвижение и рекламу, особенно когда дела идут не очень и необходимо увеличивать продажи (т.е. сокращение в таком случае не должно коснуться средств на рекламу! - эта не та область, на которой экономят). После этого рассматриваются все счета к оплате, пришедшие за неделю, а также заявки на приобретение от персонала.
Заявки на приобретение – это очень интересный инструмент. Сотрудники подают заявки на то, что им необходимо, и руководитель подразделения утверждает их у себя в отделении, после чего они выносятся на финансовое планирование.
Таким образом, руководители подразделений принимают непосредственное участие в решении, на что тратить деньги, а что может потерпеть. Самое главное, у них появляется понимание по поводу того, сколько на самом деле вашей компании необходимо средств для того, чтобы денег хватало на развитие и хорошие зарплаты. Многие из них начинают засучивать рукава для того, чтобы добиться больших финансовых результатов.
Прекращается бездумная трата денег сразу же по их попаданию на счет. То есть, компания может запланировать траты на следующую неделю, только исходя из дохода, полученного на этой неделе. Да, иногда приходится брать взаймы из фонда аренды, чтобы выплатить недельную зарплату, или наоборот, но это не должно становиться правилом. И расходы компании оплачиваются бухгалтерией только после утверждения на финансовом планировании.
Вот несколько стабильных данных от автора этой технологии Л. Рона Хаббарда:
1. Организация будет пытаться потратить больше, чем она производит.
2. Расходы организации определяет не то, сколько ей нужно для деятельности, а то, какое количество средств у нее есть в распоряжении.
Это только часть технологии финансового планирования. Самое главное – она легко внедряется в любой компании независимо от ее размеров, и если Вам это интересно, на следующих страницах Вы можете рассмотреть её подробно.
Перед дальнейшим изучением материалов рекомендуется ознакомиться с тем, как правильно изучать административную технологию или коротко об обучении.
