9. Ответственность штатных сотрудников за то, как осуществлять приобретения
Все приобретения организации должны осуществляться на основе заказа на приобретение, должным образом согласованного и подписанного уполномоченным на это лицом до того, как организация может быть связана обязательствами по любому приобретению или контракту.
Если приобретение было сделано сотрудником от имени организации без заказа на приобретение, то руководитель организации может отказаться от этого приобретения и может потребовать от провинившегося сотрудника оплатить это приобретение из собственного кармана, как сделку, в которую он вступил лично.
СИСТЕМА ЗАКАЗОВ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ
Никто из сотрудников компании не может ничего покупать для компании, прежде чем заказ на приобретение будет оформлен и одобрен.
Бланки заказов на приобретение можно несложно разработать для любой компании.
В заявке нужно указывать имя человека или название фирмы, у которых должна быть сделана закупка. Кроме того, в ней необходимо указывать наименование товара или услуги, количество, стоимость и представить описание заказываемой вещи или услуги.
На представительские расходы, бензин, продовольствие, канцелярские принадлежности, материалы для печати, материалы для ремонта, строительные материалы, зарплату постоянных сотрудников и временных работников, а также на всё, что подлежит оплате, необходимо оформлять заказы на приобретение в соответствии с данной системой заказов на приобретение.
Перед тем как заказ можно будет сделать по телефону или обратиться к какой-либо фирме, необходимо, чтобы руководитель, уполномоченный утверждать заказы на приобретение, поставил на каждом заказе свою подпись.
При оплате счетов необходимо, чтобы на каждое наименование товара каждого счёта к оплате был оформлен заказ на приобретение. Если заказ на приобретение не был оформлен, то покупка считается незаконной и штатный сотрудник, который совершил покупку без разрешения, вероятно, должен будет сам оплатить эту покупку.
Ни один чек не должен быть подписан, пока вместе с этим чеком не будет представлен счёт, для оплаты которого предназначен этот чек, вместе со всеми относящимися к данной покупке заказами на приобретение.
Чек на выплату зарплаты также должен сопровождаться заказом на приобретение, в котором указывают ставки заработной платы и оклады всех сотрудников.
ДЕЙСТВИЯ ФП
Информация о дате и времени заседания ФП публикуется в распространяемых среди сотрудников информационных сообщениях или об этом сообщается на доске объявлений для сотрудников; ФП назначает крайний срок для подачи на рассмотрение только что подготовленных ЗП (Заказов на приобретение) на следующую неделю. Основное требование к ним - охватить все предметы первой необходимости.
На заседании ФП члены финансового планирования рассматривают ЗП, исходя из установленной общей суммы, которая может быть потрачена на текущие расходы.
Поскольку сумма представленных на рассмотрение финансового планирования ЗП часто превышает сумму, установленную до заседания ФП в качестве той суммы, которую можно потратить, комитет ФП должен уточнить расходы или исключить часть расходов, чтобы привести расходы в соответствие с общей суммой, которую разрешено потратить.
Комитет ФП ассигнования для каждого отделения. Они следят (проверяя обычно по проверочному списку) за тем, чтобы ЗП на соответствующие товары передавались на рассмотрение и чтобы этими ЗП не пренебрегали.
Лицо, полномочное одобрять ФП, должно требовать, чтобы ему по завершении ФП в отдельной папке передавались неодобренные ЗП, с тем чтобы проверить, приобретение каких товаров не было одобрено.
Если обнаружится, что действительно необходимым предметам предпочли предметы, менее важные для работы и продвижения, то ФП созывается заново или же лицо, полномочное одобрять документы на ФП, само вносит исправление.
Отдел расходов получает от ФП:
А. Одобренные ЗП, по которым следует сразу же сделать покупку.
Б. Директиву ФП, в которой эти одобренные ЗП перечислены по отделениям компании.
В. Установленную дату, назначенную для оплаты по счетам, по которым уже есть долг.
Право утверждать расходу по ФП принадлежит руководителю компании. Исполнительный совет предоставляет итоги финпланирования руководителю компании, который и утверждает, или не утверждает их.
После возвращения подписанных ЗП, секция приобретения начинает работу с ними, а также направляет их в файл счетов к оплате, где они помещаются под названием соответствующей компании.
В таком случае приходящие счета к оплате соответствуют ЗП, которые уже находятся в файле счетов к оплате, и эти счета подлежат оплате по установленную дату.
АКТИВИЗАЦИЯ ФП Когда директива ФП одобрена, инспектор выдаёт одобренную сумму начальнику отдела расходов. Если имело место нарушение директивы или превышение указанной в ней суммы, то это является основанием для принятия жёстких дисциплинарных мер.
Оплата по одобренным заказам на приобретение и оплата, или действия со счетами к оплате осуществляются В СООТВЕТСТВИИ С СУММАМИ, УКАЗАННЫМИ В ДИРЕКТИВЕ ФП.
Если небрежно работающий главный бухгалтер или начальник отдела расходов пренебрегает ФП и приводит в беспорядок счета организации, то это по сути преступлением в компании. Инспектор может контролировать эту ситуацию, налагая штрафы, которые удерживаются в следующем ФП. Обычно это меняет положение дел.
Если выплачиваются деньги, превышающие указанную в ФП сумму, то эти деньги рассматриваются как личный вклад, и этот расход возлагается на сотрудника, который допустил такое нарушение.
Если стоимость товара слишком высока, чтобы выделить такую сумму в рамках одного заседания ФП, то при помощи ЗП её можно откладывать по частям до тех пор, пока по собираемым ЗП не наберётся полная сумма. Таким образом, крупная покупка может быть оплачена при помощи ЗП, которые накапливаются за несколько месяцев, когда ФП одобряет эту покупку.
КАК ВЫПОЛНИТЬ ВЫШЕСКАЗАННОЕ
1. Размножить необходимое количество бланков ЗП, пример которого прилагается к данной статье и распространить их среди руководителей отделений организации.
2. Провести всем начальникам отделений и всему персоналу, особенно руководителям, обучение и проверку по оргполитике, изложенной в этой статье.
3. Потребуйте, чтобы ЗП на предметы первой необходимости для каждого отделения представлялись на регулярные заседания комитета ФП.
4. Следите за тем, чтобы ЗП действительно отражали потребности отделений, и не допускайте после заседания ФП никаких изменений или замен в ЗП. Если ЗП не отражают потребности отделения, суммы, выделенные на ФП, можно перераспределить. ЗП на электрическую лампу не должен использоваться на что-то ещё. Электрическая лампа или ничего. ЗП не заменяют при проведении планирования. Они только убирают в нём шероховатости и делают более реальным.
5. Сделайте так, чтобы ЗП применяли в обязательном порядке, взимая, если нужно, деньги за причинённые убытки с любого сотрудника, который пренебрегает заказами на самое необходимое или требуют что-то другое вместо товаров, которые указаны в утверждённом ЗП.
6. Полностью ознакомьте бухгалтерию с тем, как работать с ЗП в соответствии с данными, изложенными в этой статье.
7. Совершенствуйте работу с ЗП при помощи подготовки и использования проверочного списка необходимых отделению предметов, которые требуются для эффективного продвижения услуг и их предоставления. (В проверочном списке указываются все необходимые приобретения, с этим списком можно сверять имеющиеся заказы).
8. Применяйте ЗП для облегчения проведения ФП и повышения его эффективности. Система ЗП, когда она применяется правильно и когда она используется в качестве дополнения к существующей системе заказов на приобретение (которая не меняется), даёт запас (времени, денег и т.д.), что позволяет выполнить простые и эффективные действия ФП. Без применения этой системы пренебрежение необходимыми отделению или организации предметами может привести к тому, что потребность в них внезапно возрастёт, и это будет действительно чрезвычайная ситуация.
9. Рассматривайте любое другое применение этой системы как неправильное, при котором следует применять дисциплинарные меры и которое должно заканчиваться тем, что нарушителя тщательно проверяют на предмет того, знает ли он информацию, изложенную в данной статье, также он выплачивает организации стоимость любой незаконно сделанной или неодобренной покупки или сумму, которая была истрачена сверх одобренной суммы.
Пример формы заказа на приобретение:
1. ЗАКАЗЧИК (ФИО, должность)
Мне необходимо следующее: (Пожалуйста, напишите печатными буквами.)
КОЛИЧЕСТВО_______________
ДАТА
ОКОНЧАНИЯ НЕДЕЛИ____________ ТОЧНАЯ ПОЛНАЯ
СТОИМОСТЬ _________
Подтверждено ______________________ Дата _______________
(подпись)
2. РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛЕНИЯ (ФИО, должность)
Я подтверждаю, что приобретение этого товара одобрено и является
необходимым.
Подтверждено ______________________ Дата _______________
(подпись)
3. ЛИЦО, ПОЛНОМОЧНОЕ ПОДПИСЫВАТЬ ЗП (ФИО, должность)
а. Проверил предыдущие подтверждения.
б. Проверил, что данный товар включён в одобренную директиву ФП.
Директива ФП от
в. Проверил, что денежные средства на оплату этого товара существуют на
счетах организации.
г. Приобретение одобрено.
Дата ______________________________ Лицо, уполномоченное подписывать ЗП ________________________
Комментарии/другая необходимая информация:
Практическое задание: Подготовьте ЗП вместе с ЗРС на приобретение какого-либо предмета, на который необходимо выделить деньги на финансовом планировании. Объясните в ЗРС, каким образом то, что Вы заказываете, будет способствовать росту производства, а также то, что уже существующий уровень производства служит гарантией необходимости приобретения данного предмета. (Примените данные, полученные вами при изучении «теории бобов».)
Все приобретения организации должны осуществляться на основе заказа на приобретение, должным образом согласованного и подписанного уполномоченным на это лицом до того, как организация может быть связана обязательствами по любому приобретению или контракту.Если приобретение было сделано сотрудником от имени организации без заказа на приобретение, то руководитель организации может отказаться от этого приобретения и может потребовать от провинившегося сотрудника оплатить это приобретение из собственного кармана, как сделку, в которую он вступил лично.
СИСТЕМА ЗАКАЗОВ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ
Никто из сотрудников компании не может ничего покупать для компании, прежде чем заказ на приобретение будет оформлен и одобрен.
Бланки заказов на приобретение можно несложно разработать для любой компании.
В заявке нужно указывать имя человека или название фирмы, у которых должна быть сделана закупка. Кроме того, в ней необходимо указывать наименование товара или услуги, количество, стоимость и представить описание заказываемой вещи или услуги.
На представительские расходы, бензин, продовольствие, канцелярские принадлежности, материалы для печати, материалы для ремонта, строительные материалы, зарплату постоянных сотрудников и временных работников, а также на всё, что подлежит оплате, необходимо оформлять заказы на приобретение в соответствии с данной системой заказов на приобретение.
Перед тем как заказ можно будет сделать по телефону или обратиться к какой-либо фирме, необходимо, чтобы руководитель, уполномоченный утверждать заказы на приобретение, поставил на каждом заказе свою подпись.
При оплате счетов необходимо, чтобы на каждое наименование товара каждого счёта к оплате был оформлен заказ на приобретение. Если заказ на приобретение не был оформлен, то покупка считается незаконной и штатный сотрудник, который совершил покупку без разрешения, вероятно, должен будет сам оплатить эту покупку.
Ни один чек не должен быть подписан, пока вместе с этим чеком не будет представлен счёт, для оплаты которого предназначен этот чек, вместе со всеми относящимися к данной покупке заказами на приобретение.
Чек на выплату зарплаты также должен сопровождаться заказом на приобретение, в котором указывают ставки заработной платы и оклады всех сотрудников.
ДЕЙСТВИЯ ФП
Информация о дате и времени заседания ФП публикуется в распространяемых среди сотрудников информационных сообщениях или об этом сообщается на доске объявлений для сотрудников; ФП назначает крайний срок для подачи на рассмотрение только что подготовленных ЗП (Заказов на приобретение) на следующую неделю. Основное требование к ним - охватить все предметы первой необходимости.
На заседании ФП члены финансового планирования рассматривают ЗП, исходя из установленной общей суммы, которая может быть потрачена на текущие расходы.
Поскольку сумма представленных на рассмотрение финансового планирования ЗП часто превышает сумму, установленную до заседания ФП в качестве той суммы, которую можно потратить, комитет ФП должен уточнить расходы или исключить часть расходов, чтобы привести расходы в соответствие с общей суммой, которую разрешено потратить.
Комитет ФП ассигнования для каждого отделения. Они следят (проверяя обычно по проверочному списку) за тем, чтобы ЗП на соответствующие товары передавались на рассмотрение и чтобы этими ЗП не пренебрегали.
Лицо, полномочное одобрять ФП, должно требовать, чтобы ему по завершении ФП в отдельной папке передавались неодобренные ЗП, с тем чтобы проверить, приобретение каких товаров не было одобрено.
Если обнаружится, что действительно необходимым предметам предпочли предметы, менее важные для работы и продвижения, то ФП созывается заново или же лицо, полномочное одобрять документы на ФП, само вносит исправление.
Отдел расходов получает от ФП:
А. Одобренные ЗП, по которым следует сразу же сделать покупку.
Б. Директиву ФП, в которой эти одобренные ЗП перечислены по отделениям компании.
В. Установленную дату, назначенную для оплаты по счетам, по которым уже есть долг.
Право утверждать расходу по ФП принадлежит руководителю компании. Исполнительный совет предоставляет итоги финпланирования руководителю компании, который и утверждает, или не утверждает их.
После возвращения подписанных ЗП, секция приобретения начинает работу с ними, а также направляет их в файл счетов к оплате, где они помещаются под названием соответствующей компании.
В таком случае приходящие счета к оплате соответствуют ЗП, которые уже находятся в файле счетов к оплате, и эти счета подлежат оплате по установленную дату.
АКТИВИЗАЦИЯ ФП Когда директива ФП одобрена, инспектор выдаёт одобренную сумму начальнику отдела расходов. Если имело место нарушение директивы или превышение указанной в ней суммы, то это является основанием для принятия жёстких дисциплинарных мер.
Оплата по одобренным заказам на приобретение и оплата, или действия со счетами к оплате осуществляются В СООТВЕТСТВИИ С СУММАМИ, УКАЗАННЫМИ В ДИРЕКТИВЕ ФП.
Если небрежно работающий главный бухгалтер или начальник отдела расходов пренебрегает ФП и приводит в беспорядок счета организации, то это по сути преступлением в компании. Инспектор может контролировать эту ситуацию, налагая штрафы, которые удерживаются в следующем ФП. Обычно это меняет положение дел.
Если выплачиваются деньги, превышающие указанную в ФП сумму, то эти деньги рассматриваются как личный вклад, и этот расход возлагается на сотрудника, который допустил такое нарушение.
Если стоимость товара слишком высока, чтобы выделить такую сумму в рамках одного заседания ФП, то при помощи ЗП её можно откладывать по частям до тех пор, пока по собираемым ЗП не наберётся полная сумма. Таким образом, крупная покупка может быть оплачена при помощи ЗП, которые накапливаются за несколько месяцев, когда ФП одобряет эту покупку.
КАК ВЫПОЛНИТЬ ВЫШЕСКАЗАННОЕ
1. Размножить необходимое количество бланков ЗП, пример которого прилагается к данной статье и распространить их среди руководителей отделений организации.
2. Провести всем начальникам отделений и всему персоналу, особенно руководителям, обучение и проверку по оргполитике, изложенной в этой статье.
3. Потребуйте, чтобы ЗП на предметы первой необходимости для каждого отделения представлялись на регулярные заседания комитета ФП.
4. Следите за тем, чтобы ЗП действительно отражали потребности отделений, и не допускайте после заседания ФП никаких изменений или замен в ЗП. Если ЗП не отражают потребности отделения, суммы, выделенные на ФП, можно перераспределить. ЗП на электрическую лампу не должен использоваться на что-то ещё. Электрическая лампа или ничего. ЗП не заменяют при проведении планирования. Они только убирают в нём шероховатости и делают более реальным.
5. Сделайте так, чтобы ЗП применяли в обязательном порядке, взимая, если нужно, деньги за причинённые убытки с любого сотрудника, который пренебрегает заказами на самое необходимое или требуют что-то другое вместо товаров, которые указаны в утверждённом ЗП.
6. Полностью ознакомьте бухгалтерию с тем, как работать с ЗП в соответствии с данными, изложенными в этой статье.
7. Совершенствуйте работу с ЗП при помощи подготовки и использования проверочного списка необходимых отделению предметов, которые требуются для эффективного продвижения услуг и их предоставления. (В проверочном списке указываются все необходимые приобретения, с этим списком можно сверять имеющиеся заказы).
8. Применяйте ЗП для облегчения проведения ФП и повышения его эффективности. Система ЗП, когда она применяется правильно и когда она используется в качестве дополнения к существующей системе заказов на приобретение (которая не меняется), даёт запас (времени, денег и т.д.), что позволяет выполнить простые и эффективные действия ФП. Без применения этой системы пренебрежение необходимыми отделению или организации предметами может привести к тому, что потребность в них внезапно возрастёт, и это будет действительно чрезвычайная ситуация.
9. Рассматривайте любое другое применение этой системы как неправильное, при котором следует применять дисциплинарные меры и которое должно заканчиваться тем, что нарушителя тщательно проверяют на предмет того, знает ли он информацию, изложенную в данной статье, также он выплачивает организации стоимость любой незаконно сделанной или неодобренной покупки или сумму, которая была истрачена сверх одобренной суммы.
Пример формы заказа на приобретение:
ЗАКАЗ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ
Номер
Все товары, услуги и счета к оплате должны быть одобрены по этой форме, прежде чем какое-либо обязательство может быть принято. Прежде чем направить эту форму следующему посту, каждый пост должен поставить подпись на соответствующих строчках формы и подтвердить, что указанная информация является верной и точной.1. ЗАКАЗЧИК (ФИО, должность)
Мне необходимо следующее: (Пожалуйста, напишите печатными буквами.)
ТОВАР(Ы)/УСЛУГА(И) СТОИМОСТЬ
ДАТА
ОКОНЧАНИЯ НЕДЕЛИ____________ ТОЧНАЯ ПОЛНАЯ
СТОИМОСТЬ _________
Подтверждено ______________________ Дата _______________
(подпись)
2. РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛЕНИЯ (ФИО, должность)
Я подтверждаю, что приобретение этого товара одобрено и является
необходимым.
Подтверждено ______________________ Дата _______________
(подпись)
3. ЛИЦО, ПОЛНОМОЧНОЕ ПОДПИСЫВАТЬ ЗП (ФИО, должность)
а. Проверил предыдущие подтверждения.
б. Проверил, что данный товар включён в одобренную директиву ФП.
Директива ФП от
в. Проверил, что денежные средства на оплату этого товара существуют на
счетах организации.
г. Приобретение одобрено.
Дата ______________________________ Лицо, уполномоченное подписывать ЗП ________________________
Комментарии/другая необходимая информация:
Практическое задание: Подготовьте ЗП вместе с ЗРС на приобретение какого-либо предмета, на который необходимо выделить деньги на финансовом планировании. Объясните в ЗРС, каким образом то, что Вы заказываете, будет способствовать росту производства, а также то, что уже существующий уровень производства служит гарантией необходимости приобретения данного предмета. (Примените данные, полученные вами при изучении «теории бобов».)
