Финансовое планирование - 7. Платёжеспособность

Для любой организации не существует большей опасности, чем неплатёжеспособность.

    ПЛАТЁЖЕСПОСОБНОСТЬ заключается лишь в следующем: доход превышает расход и организация зарабатывает достаточное количество денег.

    В самом зарабатывании денег, нет ничего хитрого. Чтобы у вас не было денег, вам необходимо едва ли не специально запланировать это. Вернуть организацию к состоянию платёжеспособности гораздо труднее, чем сохранить её изначальную платёжеспособность.

    Всё, чем является организация, - это деятельность по предоставлению услуг, продаже товаров и по поддержанию административной работы, необходимых для предоставления этих услуг.

    Когда в организации не хватает персонала, у неё нет возможности предоставлять услуги. Вы никогда не создаёте завалов. Вы обеспечиваете, чтобы сотрудники были очень, очень, очень заняты. В любой организации имеется тенденция тратить всё, что организация зарабатывает. Это так же глупо, как и стремление зарабатывать лишь столько, сколько требуется.

    Организации должны иметь резервы.

    Программа финансового планирования № 1 даёт вам ключ к платёжеспособности организации. Вы должны строго её придерживаться. Вы ДОЛЖНЫ ЗНАТЬ точную сумму, необходимую для выживания организации.

    Если организация уже имеет долги, КАЖДУЮ НЕДЕЛЮ вам БУДЕТ НУЖНА ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ СУММА, ЧТОБЫ ИХ ПОГАСИТЬ.

    Данная программа ФП № 1 должна выполняться исполнительным советом.

    Необходимо добавить дополнительную сумму для погашения долгов или создания резервного фонда.

    Зачастую у организации, столкнувшейся с финансовыми трудностями, появляется склонность к безумным поступкам, и она изобретает странные, необычные решения. Организация столкнулась с этими трудностями из-за того, что она не выполняла свои обычные действия! Делать что-нибудь ещё более необычное является фатальной ошибкой.

    Составьте программу ФП № 1, чтобы знать, как у вас обстоят дела.

    СЧЁТ ЗАРЕЗЕРВИРОВАННЫХ СРЕДСТВ

    В компании необходимо открыть (в качестве дополнительного счёта в банке) счёт зарезервированных средств, право подписи чеков для выплат с этого счёта имеют те же лица, что и для выплат по обычным
счетам организации.

    Счёт зарезервированных средств, как говорит само название, - это счёт, на который деньги отложены с какой-то определённой целью.

    НАЗНАЧЕНИЕ СЧЁТА ЗАРЕЗЕРВИРОВАННЫХ СРЕДСТВ: предотвратить появление ложного представления о финансовом положении организации, что достигается следующим образом: открывается счёт, куда можно поместить деньги, предназначенные для выплат, перед тем, как они будут реально выплачены; таким образом деньги снимаются со счетов общего назначения и больше не учитываются при оценке финансового положения организации.

    СЧЕТА, НАХОДЯЩИЕСЯ ПОД ВОПРОСОМ: Каждый раз, когда счёт находится под вопросом, его не оплачивают кредитору до тех пор, пока полностью не прояснят ситуацию. Однако порядок оплаты счетов по установленную дату сильно подрывается суммами счетов, находящихся под вопросом, и, пока эти суммы остаются на обычных счетах организации, оценить её финансовое положение трудно. Когда какой-то из прошлых счетов, который подан к оплате до установленной даты, ставится под сомнение и в данный момент проверяется, вся указанная в нём сумма кладётся на счёт зарезервированных средств. Чтобы успокоить кредитора, у которого может сложиться впечатление, что вы просто тянете с оплатой, вы всегда посылаете ему копию перевода, отражающего перевод денег на счёт зарезервированных средств, добавив следующее: «Уважаемый Блитц и К°. Ваш счёт проходит аудит с целью подтверждения его правильности или исправления. Пока же деньги для его оплаты хранятся на нашем счёте зарезервированных средств. Когда Ваш счёт будет подтверждён или исправлен, причитающаяся Вам сумма будет выплачена с этого счёта». На расходном ордере имеется чёткая пометка: «Блитц и К°. Перевод денег на счёт зарезервированных средств для оплаты мартовского, к примеру, счёта, находящегося на проверке». Такие ордера вместе с другими чеками представляются лицам, имеющим право подписи. После того как удостоверились, какова фактическая сумма, то именно эта сумма посредством чека выплачивается кредитору со счёта зарезервированных средств. Что касается той части денег, которая оказывается в итоге невыплаченной, то она в конце концов возвращается на обычные счета.

    Когда мы время от времени закрываем бухгалтерские книги за только что истекший период, любой денежный остаток на счету зарезервированных средств либо перечисляется обратно на обычные счета, либо остаётся как сбережение для будущих закупок, в зависимости от предписаний финансового управления.

    НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ: Все деньги, которые должны быть выплачены в качестве налогов правительству, но ещё не выплачены, кладутся на счёт зарезервированных средств и в конце концов выплачиваются правительству - те, что должны быть выплачены. Раз в месяц, или когда это является разумным, правительству выплачивают со счёта зарезервированных средств всю причитающуюся по данное число сумму посредством одного чека или нескольких, при этом общая сумма перечисления равна сумме задолженности. В том случае, когда выплачивается подоходный налог организации, любая расчётная сумма может быть помещена на счёт зарезервированных средств, что кажется предусмотрительным и соответствующим условиям данной стороны дела.

    НЕОПЛАЧЕННЫЕ ЗАКАЗЫ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ: Если при подготовке ежемесячной сводки по счетам к оплате для проведения оплаты по установленную дату обнаруживаются заказы на приобретения, суммы по которым высоки и по которым товары или услуги были получены до установленной даты, однако счёт ещё не поступил, необходимо, чтобы средства для оплаты этих заказов на приобретение (или расчётные суммы с определённым запасом) были положены на счёт зарезервированных средств. Заказы на приобретение, стоимость которых высока, не должны оставаться незамеченными, и их оплата должна осуществляться в рамках системы оплаты по установленную дату. Если есть большой заказ на приобретение за август, но кредитор не выслал никакого счёта, а наша установленная дата оплаты счетов - первое сентября, то в то время, как мы оплачиваем другие счета, денежная сумма данного заказа на приобретение помещается на счёт зарезервированных средств. Там она остаётся до тех пор, пока кредитор не выставит счёт.

    НАКОПЛЕНИЯ: Когда организация желает купить что-то большое или дорогое, она не должна прибегать к оплате в рассрочку, покупке в кредит или к займам под залог недвижимости. Организация должна начать откладывать деньги на свой счёт зарезервированных средств и, когда наберётся вся сумма, купить запланированное на имеющиеся в наличии деньги, использовав единовременную оплату, чтобы получить хорошую, большую скидку.

    На все деньги, переводимые на счёт зарезервированных средств, выписывается расходный ордер, в котором ясно говорится, почему деньги зарезервированы и на что они должны пойти. При оформлении расходного ордера для перевода на счёт зарезервированных средств необходимо прикреплять копию этого ордера в специальную папку. Иначе невозможно будет вспомнить, почему на счету зарезервированных средств имеются деньги, и, следовательно, можно предположить,

что им воспользуются для оплаты чего-либо ещё, посчитав, что на нём есть лишние средства, - а в конечном итоге все окажутся в сложном финансовом положении, когда будет необходимо разобраться со счётом X и понадобятся деньги, чтобы его оплатить.

    Счёт зарезервированных средств удобен. Люди нередко обращаются со своими деньгами следующим образом: 20 долларов откладывают на новый жакет, 15 долларов (та часть, которая выделяется на этой неделе) откладывается на оплату квартиры, чтобы, когда наступит срок, оплатить её полностью. Добавьте к этому 12 долларов 50 центов - «деньги, которые, по словам Билла, я у него занимал, и он должен найти расписку, подтверждающую это», - положите всё это в разбитый чайник на верхней полке, и вот Вам цель этого счёта и какие действия нужно предпринимать.

    Вы можете возражать против такой системы на том основании, что «это связывает капитал, за который мы платим проценты по другому счёту» и т. д., но откровенно говоря, такие маленькие проценты - это небольшая плата за уверенность в том, что вы можете выполнить свои обязательства. Совершать махинации с уже выделенными на определённые цели фондами - значит подвергать себя финансовому риску.

   Практическое задание: Напишите, какую пользу может принести вашей компании использование счёта зарезервированных средств.